Ketentuan pengadaan barang

Ketentuan Pengadaan Barang


  1. Pengadaan barang dilakukan secara terpusat oleh Tim Pengadaan Barang Universitas (Biro Administrasi Umum, Biro Keuangan, dan Wakil Rektor II) bekerja sama dengan unit pengusul,
  2. Unit pengusul mengajukan pengadaan barang secara on line melalui RPPS, RPF, atau RPU,
  3. Dalam kondisi khusus (misal Unit Kepanitiaan, keadaan mendesak, dll.) unit pengusul dapat mengajukan permohonan pengadaan barang melalui ajuan khusus di luar RPPS, RPF, atau RPU, ke Wakil Rektor yang membawahi unit terkai: jika disetujui, Wakil Rektor terkait akan meneruskan ke Wakil Rektor II,
  4. Pengadaan barang dari ajuan khusus akan dimasukkan dalam aplikasi Pengadaan Barang on Line setelah ada persetujuan dari Wakil Rektor II,
  5. Informasi pengadaan barang dari unit pengusul harus jelas mencakup: nama barang, jumlah barang, spek barang, fungsi/kegunaan, dan include tidaknya jasa instalasi,
  6. Unit pengusul harus melakukan validasi data barang yang diajukan, sebelum Tim Pengadaan Barang Universitas mengumumkan ke publik; dalam hal ini, unit pengusul dapat melengkapi informasi yang diperlukan melalui aplikasi Pengadaan Barang on Line,
  7. Semua barang yang diajukan unit pengusul, setelah melalui proses validasi, akan diumumkan ke publik dengan deadline waktu tertentu,
  8. Setiap supplier dapat mengajukan penawaran harga secara on line melalui aplikasi Pengadaan Barang on Line dengan sistem log in tertentu (diatur langsung di menu Pengadaan Barang on Line): harga yang diajukan harus sudah HARGA NETTO (sudah dikurangi discount) dan TIDAK TERMASUK PAJAK PPN 10%, karena penetapan supplier dilakukan tanpa interaksi langsung (tatap muka) dengan para calon supplier, dan salah satu pertimbangan penetapan supplier adalah harga yang diajukan tersebut,
  9. Penetapan supplier didasarkan atas: kesesuaian spek, harga penawaran, dan track record supplier; jika anggaran berasal dari hibah Pemerintah RI dan mensyaratkan tender, beberapa kandidat supplier yang memenuhi syarat akan diundang tender,
  10. Pemberitahuan ke supplier terpilih dilakukan melalui nomor kontak atau alamat korespondensi yang disediakan supplier di aplikasi Pengadaan Barang on Line,
  11. Batas waktu pengiriman barang oleh supplier adalah paling lambat 2 minggu setelah diumumkan supplier terpilih,
  12. Barang diserahterimakan kepada Tim Pengadaan Barang Universitas beserta tim unit pengusul; sebelum penandatanganan serah terima, Tim Pengadaan Barang Universitas men-check kesesuaian barang terkait spek dan jumlah yang diusulkan,
  13. Jika barang yang disediakan supplier tidak sesuai spek yang diusulkan, Tim Pengadaan Barang Universitas berhak mengembalikan barang tersebut, dengan beberapa konsekuensi yang harus ditanggung supplier.